Idag fick jag veta att Sveriges största företag har projektering och vital information lagrat i lokala Excel filer. Företag som Vattenfall och många andra, där din information är vital för att allt ska fungera i vägguttaget sköts via Excel-dokument som flera avdelningar och personer delar på. Chockerande?
Jag tror personligen att alla som arbetar inom branscher som innebär projektering, insamling av information, ekonomi och annat sitter med Excel själva, så det borde inte komma som en överraskning att andra gör detta också.
Det som är väldigt farligt när det kommer till dessa Excel filer är att dom byggs upp, modifieras och expanderas under hela tiden projekt pågår. Inom kort så är det också en helt vital del av projektet, vilket gör att den omvandlas till ett väldigt värdefullt dokument. Det är också här som saker händer som inte får hända.
När ens lilla Excel dokument har växt sig till 40 kolumner och obeskrivbara mängder av rader och data, så är det alltid någon som ”råkar” klicka fel, fylla i ett fält felaktigt eller råka trycka en tangent när redigeringsläget är igång, vilket raderar en uppgift.
Allt kan hända och ju mer kockar (delningar) desto sämre soppa stämmer väldigt bra här. Jag har personligen fått ”återskapa” en hel del saker som försvunnit när någon av misstag haft dokumentet öppet för att titta på något och sedan börjar skriva på ett mail, utan att skifta fokus från Excel dokumentet, vilket gör att data i vissa fält byts ut mot början av ett E-post meddelande istället.
Den maffiga Excel filen blir också en väldigt intressant fil för hackers och andra illvilliga typer, eftersom den antagligen innehåller mycket information som går att nyttja i andra ändamål.
Men hur kunde det bli så här? Varför väljer man att arbeta med Excel istället för med speciella system anpassade för ändamålet? Svaret är väldigt enkelt och du vet säkert vad det är. Kostnaden. Ju större och robustare system som krävs, desto dyrare blir dom. Nästan alla stora företag har dock Office 365 i dagsläget, vilket ger möjlighet att nyttja även Excel, helt utan extra kostnad.
Många i min bransch förespråkar förstås att man arbetar på säkrare och mer specialanpassade verktyg, men det är svårt att få igenom något sånt, på grund av kostanden, igen. Så länge det fungerar så ser inte dom som håller i pengarna någon anledning att ”slösa” på något dom inte förstår sig på ändå.
Jag kan avslöja att jag är en av dom som arbetar mycket i Excel. Det är enkelt och lätt tillgängligt, trots att man tummar lite på säkerheten. Jag har även möjlighet att arbeta direkt mot ”molnet” och kan därför påbörja att skriva något på jobbet, för att sedan fortsätta arbeta på dokumentet när jag är hemma på kvällen. Det fungerar riktigt bra, men då bör man ha i åtanke att jag ALDRIG arbetar med lokala dokument längre. Ingenting finns lagrat på själva datorn, av säkerhetsskäl. Med undantag för säkerhetskopior på väldigt viktiga dokument, förstås. Dom lagras oftast externt på krypterad USB minne eller extern hårddisk, inte lokalt.
Skulle jag hellre vilja jobba med specialdesignade verktyg? Svaret är förstås ”ja”, så länge dom kan erbjuda bättre säkerhet, mer smidighet och dessutom fungera väl på alla enheter jag använder. Datorer, plattor och telefoner, det måste fungera överallt. Det är mer än en gång jag har befunnit mig ute i någon by och måste få tag på kontaktinformation som finns lagrat i Office. Tack vare Office 365 så kan jag använda min telefon för att få rätt på allt jag behöver. Väldig värdefullt och enkelt.
Hur arbetar du själv i dagsläget? Är det mycket Excel eller arbetar du med specialdesignade verktyg? Jag är lite nyfiken att höra om det verkligen stämmer att dom flesta arbetar nästan uteslutande med Excel i fronten.
Ha en riktigt bra dag så hörs vi snart igen.